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Conférences commanditées

Historique

La SCMO, en tant qu'organisme national, est solicitée de temps en temps pour parrainer des conférences ou des groupes de travail. Le parrainage de tels événements peut permettre d'augmenter la visibilité de la Société et l'aider à atteindre ses objectifs. Traditionellement, la SCMO a parrainé seule ou conjointement plusieurs événements et a permis aux organisations d'afficher le logo de la SCMO, et ce sans contribution financière. En retour, la SCMO exigeait une copie des résumés. Cependant, dernièrement, des contributions financières ont été sollicitées.

Ce document se veut un guide pour définir le type de parrainnage que peut offrir la SCMO (nationale), et ses limites. Les centre locaux sont invités à s'y conformer dans les grandes lignes.

But du parrainage

  1. Accroître les objectifs de la SCMO, à savoir la promotion de la météorologie et de l'océanographie au Canada
  2. publiciser l'existence et les activités de la SCMO afin d'accroître le nombre de membres.

Conditions

  1. Le parrrainage permet, en principe, d'aider les initiatives des membres de la Société. Une initiative autre que canadienne pourrait être parrainée si plusieurs membres canadiens y participent et que l'événement contribue à promouvoir la météorologie et l'océanographie au Canada, comme par exemple une conférence de l'AMS au Canada. Les événements tenus ailleurs qu'au Canada peuvent être parrainés, à condition que des membres de la SCMO y soient impliqués.
  2. Les membres de la SCMOdoivent être admis à l'activité
  3. Dans tous les cas, un rapport acceptable pour publication dans le CMOS Bulletin SCMO doit être soumis dans les deux mois après la fin de l'activité.

Nature du parrainage

Deux types de parrainage sont possibles: un soutien financier ou en nature.

SOUTIEN EN NATURE:

Le logo de la SCMO: l'organisation obtient la permission d'afficher le logo de la Société dans sa publicité.

Page d'accueil: Le rédacteur de la page d'accueil affiche régulièrement et sans frais aux membres et au public une liste des conférences d'intérêt météorologique et océanographique. Ceci ne constitue pas un parrainage en soit. Un parrainage par la SCMO consistera au moins à établir un lien pointant vers le site Web de la conférence, et pourrait accorder plus d'importance, tels que pour les congrès de la SCMO.

Bulletin SCMO: Comme c'est le cas pour la page d'accueil, le rédacteur du Bulletin a comme pratique de publier gratuitement pour les membres une liste des conférences d'intérêt en météorologie et océanographie, qu'elles soient ou non parrainées par la SCMO; ceci ne constitue pas un parrainage. Un parrainage de base d'une conférence dans le Bulletin prendra la forme d'un texte d'environ un quart de page publié une ou deux fois. La valeur de ce parrainage peut être évaluée à partir des prix établis pour les annonces, qui, aux taux en vigueur en 1999, se chiffre à environ 100 $ par numéro.

Envois postaux spéciaux à tous les membres ou à une partie de ceux-ci. Un prix a été fixé pour ce service. Aux taux en vigueur en
1999, ce service s'élève à 300 $, en plus des coûts de poste et de manutention (qui peuvent varier).

SOUTIEN FINANCIER :

Le soutien financier peut varier d'un montant nominal (tel que 100 $) à un montant substantiel (500 $ ou plus). Ce soutien peut prendre la forme d'une contribution aux coûts de l'organisation, ou encore peut servir à couvrir les frais de voyages d'étudiants, d'invités spéciaux (incluant ceux de l'extérieur du Canada), de participants provenant de pays en voie de développement, les frais de publicité et la publication de résumés et de rapports de conférence, etc. Dans tous les cas, on évalue si le soutien financier permet d'atteindre et excéder les objectifs de la Société. De plus, le soutien financier accordé à un événement particulier ne devrait pas dépasser la moitié du budget annuel de parrainage.

Kiosque et affichage Cet appui comprend la location de kiosque ou d'espace d'affichage à la conférence, y compris le coût de location, la fourniture et l'envoi de matériel, et possiblement d'autres dépenses reliées à l'occupation du kiosque par une personne.

Budget annuel

Le coût monétaire du parrainage des conférences sera débité du Fonds de développment Uri Schwarz, sans toutefois y inclure le soutien en nature. Une somme de 2000 $ par année sera initialement allouée, et l'on accordera au plus cinq parrainnage monétaire par année.

Procédure de demande d'inscription

  1. Le requérant doit être un membre en bonne règle de la Société.
  2. Le requérant doit faire parvenir une demande d'inscription, dans laquelle seront énumérés les aspects spécifiques de la conférence ou du groupe de travail, la participation prévue ainsi que sa composition, la nature et le but de l'aide requise, le rôle du requérant à la conférence ou au groupe de travail, la date à laquelle le soutien financier (le cas échéant) est requis, et la manière avec laquelle un tel soutien sera reconnu ou publicisé.
  3. Les demandes d'inscription seront acheminées au président de la Société pour fins d'approbation par l'exécutif, à tout temps durant l'année, mais préférablement six mois avant l'événement. Les requêtes pour des événements ayant lieu durant d'autres années financières seront acceptées.

Publicité

La disponibilité des fonds de parrainage de conférence sera publiée annuellement dans le Bulletin, ainsi qu'une demande d'inscription.

Approuvé par le Conseil, le 16 septembre 1999.
Modifié par l'Exécutif, janvier 2004
Approuvé par le Conseil, 11 mars 2004